Fuhrpark aufbauen: Bedarf, Beschaffung und Pflichten als Halter

Den Bedarf ermitteln

Am Anfang steht die Frage, wofür die Fahrzeuge gebraucht werden. Erfassen Sie, wer wie viele Kilometer auf welchen Strecken fährt, was transportiert wird und ob Fahrzeuge gemeinsam genutzt werden können. Ein Außendienstfahrzeug mit langen Autobahnstrecken stellt andere Anforderungen als ein Stadtfahrzeug für kurze Wege.

Legen Sie auch fest, wer Anspruch auf einen Firmenwagen hat und ob private Nutzung erlaubt ist. Diese Entscheidungen haben steuerliche und arbeitsrechtliche Folgen. Eine schriftliche Dienstwagenregelung, oft Car Policy genannt, hält die Regeln für alle Beteiligten fest: berechtigte Personen, zulässige Fahrzeugklassen, Budget und Verhalten im Schadensfall.

Fahrzeuge auswählen

Vergleichen Sie Fahrzeuge anhand der Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer. Dazu gehören neben Anschaffung oder Rate auch Kraftstoff oder Strom, Versicherung, Steuer, Wartung, Verschleiß und der Wertverlust. Bei leistungsstarken Repräsentationsfahrzeugen können einzelne dieser Posten deutlich anders ausfallen als bei einem üblichen Firmenwagen.

Entscheiden Sie außerdem über den Antrieb. Bei Elektrofahrzeugen gehören Ladepunkte, Reichweite und die Einsatzprofile der Fahrer in die Rechnung. Fragen der privaten Nutzung und ihrer Besteuerung sollten früh mit Ihrer Steuerberatung geklärt werden.

Beschaffungsformen

Für die Beschaffung kommen vor allem Kauf, Finanzierung, Leasing und Langzeitmiete infrage. Jede Form bindet Kapital anders und verteilt die Risiken unterschiedlich.

• Kauf: Das Fahrzeug gehört dem Unternehmen, Kapital wird gebunden, der Wiederverkauf bleibt beim Unternehmen.
• Finanzierung: Die Kosten verteilen sich auf Raten, das Fahrzeug wird gekauft und dient häufig als Sicherheit.
• Leasing: Das Unternehmen nutzt das Fahrzeug über eine feste Laufzeit und gibt es danach zurück. Kilometer und Zustand werden abgerechnet.
• Mietkauf: Das Fahrzeug wird zunächst genutzt, das Eigentum geht in der Regel am Ende über.
• Langzeitmiete: Sie kann sich für zeitlich begrenzten Bedarf eignen.

Pflichten als Halter

Mit der Zulassung übernimmt das Unternehmen Verantwortung. Nach § 7 StVG ist der Halter grundsätzlich zum Ersatz von Schäden verpflichtet, die beim Betrieb des Fahrzeugs entstehen. Nach § 21 StVG macht sich strafbar, wer als Halter anordnet oder zulässt, dass jemand ohne die erforderliche Fahrerlaubnis fährt. Deshalb gehört eine regelmäßige Führerscheinkontrolle zur Organisation. § 21 StVG nennt dafür keinen festen Rhythmus, in Fachbeiträgen werden regelmäßige Kontrollen in kurzen Abständen empfohlen.

Hinzu kommt der Arbeitsschutz. Nach § 57 der DGUV Vorschrift 70 sind Fahrzeuge bei Bedarf, mindestens jedoch einmal jährlich, durch einen Sachkundigen auf ihren betriebssicheren Zustand zu prüfen. Die Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Die Hauptuntersuchung stellt nach Darstellung der BG Verkehr nur den verkehrssicheren Zustand fest und deckt den arbeitssicheren Zustand nicht ab. Fragen zur Umsetzung beantwortet Ihre Berufsgenossenschaft.

Die laufende Organisation

Weisen Sie die Aufgaben einer zuständigen Person zu. Bei kleinen Unternehmen kann das auch die Geschäftsführung oder die Verwaltung sein. Eine einfache Liste hilft, Termine nicht zu verpassen. Wer Aufgaben überträgt, sollte die Einhaltung regelmäßig kontrollieren.

• Fahrzeugliste mit Kennzeichen, Fahrer, Vertrag und Laufzeitende
• Termine für Hauptuntersuchung, Inspektion und jährliche Prüfung
• Führerscheinkontrollen und Unterweisungen dokumentieren
• Ablauf im Schadensfall festlegen, einschließlich der Vorgaben aus Leasing und Versicherung
• Kilometer im Blick behalten, damit Mehrkilometer rechtzeitig auffallen
• Rückgaben und Ersatzbeschaffungen frühzeitig planen

Wie Leasify helfen kann

Leasify organisiert Fuhrparks für Unternehmen und bespricht mit Ihnen Bedarf, Fahrzeuge und Beschaffungsform. Halim Bilgin, Geschäftsführer von Leasify, kümmert sich um Finanzierungen, Leasing und Fuhrparks. Beim Leasing vermittelt Leasify, Vertragspartner ist der Leasinggeber. Finanzierungen sind nur zu Fahrzeugen möglich, die Leasify selbst verkauft. Die Pflichten als Halter bleiben beim Unternehmen.